از دیجیتالی شدن مدیریت منابع انسانی چه انتظاری می توان داشت؟
جهانی سازی و پیشرفت فن آوری وب در حال پیشبرد تغییر و تحول در محیط های تجاری به فرآیندهای پویا است که اغلب در سراسر جهان اتفاق می افتد و خود را در انواع و اقسام مختلف کار ارائه می دهد. پویایی تحول در مراحل مختلفی از سبک مدیریت میدهد. مرحله اول سبک مدیریت، به اصطلاح مدیریت توسط امید است، چیزی از گذشته در اکثر شرکت ها وجود شده است. یک پیشرفت بزرگ دیگر ، مدیریت توسط تجزیه و تحلیل – اهداف ،است که شما را قادر می سازد تا بر اساس نتایج گذشته تصمیم گیری کنید. در حالی که این سبک مدیریت نتایج بهتری را نسبت به روش قبلی به دست می آورد ، با این وجود در مواجهه با شروع نوسانات اقتصادی ، تبدیل به یک استراتژی ضعیف شده است. به همین دلیل مدیریت مبتنی بر شایستگی در حال به دست آوردن شناخت ، تقویت توانایی و مهارت های کارکنان و قرار دادن نیروی انسانی شایسته در خط مقدم است. مدیریت سازمانها به طور فزاینده ای پیچیده تر و دشوارتر شده است (مثلاً تیم های مجازی و کار از راه دور). به نظر می رسد که روند هوش مصنوعی (هوش مصنوعی) نیز در کمک به فرآیندهای مدیریت و تصمیم گیری در شرکتها نقش مهمی خواهد داشت. اما حتی با در نظر گرفتن چنین گرایش هایی ، مزیت رقابتی شرکت از اصول اساسی شکل گرفته از شایستگی ها و مهارت های کارمندانش ناشی می شود.
کار اداری ، که زمانی بخش مهمی از فرآیند مدیریت منابع انسانی در نظر گرفته می شد ، به سمت برنامه ریزی استراتژیک و توسعه کارکنان منتقل شده است ، که توسط دیجیتالی شدن هدایت می شود.
اولین مرحله از چنین تغییر فرآیند HRM ، همانطور که مطمئناً می توانیم درک کنیم ، دیجیتالی شدن پرونده های پرسنل و فرآیندهای ساده مانند ثبت زمان حضور و غیاب حضوری ، برنامه ریزی غیبت ، سوابق سفارش سفر و برنامه ریزی کوتاه مدت استخدام است. دیجیتالی شدن فرآیندهای مذکور مسئله چگونگی از بین بردن محدودیت های جسمی و زمانی را ساده تر و حل می کند. بخش عمده ای از فرایندهای ذکر شده به مبدأ منتقل می شوند و به عنوان مثال برای کارکنان می توانند جزئیات سفارش سفر را وارد کنند و مسئولیت بخشی از این فرآیند را بر عهده بگیرند. همین اصل در مورد سایر فرآیندهای ساده نیز اعمال می شود.
مرحله دوم تحول دادخواست هاست ساده سازی رویه های اداری در راستای قوانین و مقررات مصوب دولت (که بیشتر مربوط به انواع گزارش های مورد نیاز است). از آنجا که این جنبه هیچ ارزش افزوده ای را برای شرکت به ارمغان نمی آورد ، استفاده از نرم افزاری کاملاً یکپارچه با محیط محلی ، منطقی است و قادر به پوشش چنین کارهایی است. ماژول های ویژه برای تولید آسان گزارش های مورد نیاز را بر اساس اطلاعات قبلی جمع آوری شده در مورد یک کارمند ، شغل یا شرکت پشتیبانی می کنند. در نتیجه ، وقت ارزشمند خود را برای اداره خسته کننده تلف نمی کنید ، و درعوض انرژی خود را به برنامه های استراتژیک و توسعه کارمندان اختصاص می دهید.
پس از دیجیتالی کردن مراحل اول و دوم فرآیندهای HRM ، عملکرد استراتژیک مدیریت منابع انسانی در مرحله بعدی هدف قرار خواهد گرفت. تحول شامل اجرای مصاحبه ارزشیابی سالانه عملکرد ، تهیه کاتالوگ یادگیری و آموزش و نظارت بر دوره های آموزشی کامل و همچنین نظارت بر مهارت ها و شایستگی های کارمندان – به طور خلاصه: مدیریت افراد است.
یک نیاز مهم برای راه حل های مدرن IT که برای دیجیتالی کردن فرایندهای HRM طراحی شده اند ، مطابقت با استانداردهایی است که درمورد امنیت فناوری اطلاعات اعمال می شود.
اداره منابع انسانی به طور طبیعی داده های شخصی و همچنین دسته بندی های ویژه از داده های شخصی را حفظ و جمع آوری می کند ، به همین دلیل ضروری است که یک راه حل جدید فناوری اطلاعات سازگار با GDPR باشد.
نقش و اهمیت بخش مدیریت منابع انسانی
نقش و اهمیت اداره مدیریت منابع انسانی در حال تغییر است. اهمیت ، پیچیدگی و الزامات آن در حال گسترش است ، زیرا در فرآیندهای HRM مسئولیت اصلی دارد.
این مسئولیت پذیری فعالیت هایی از جمله یافتن کارمندان شایسته ی جدید ، نظارت بر پیشرفت کارمندان و ارتقاء رشد شخصی و حرفه ای را در بر می گیرد.
این فعالیتها به عهده اداره امور HRM در بالای مسئولیت های دیگر مربوط به مدیریت و نگهداری داده ها و اسناد است ، همانطور که هر سازمانی ملزم به انجام آن است. فراموش نکنید که خاطرنشان کنیم که تعداد زیادی از گزارش ها معمولاً برای اهداف داخلی و خارجی باید تهیه شوند.
رسیدگی به کارها و وظایف HRM با پشتیبانی از یک راه حل IT مدرن
برای اینکه اداره امور HRM کارآمد باشد ، یک ابزار مؤثر ضروری است. یک راه حل مدرن فناوری اطلاعات از HRM در انجام موفق و خوب وظایف خود پشتیبانی و کمک می کند.
با دیجیتالی کردن فرآیندهای HRM ، متخصصان HRM تنها مجری کارهای ساده ای خواهند بود که داده های نوشته شده روی کاغذ را مدیریت کرده یا در پرونده های اکسل ذخیره می کنند. آنها دیگر نیازی به نوشتن تاریخ ها و مهلت های مهم در تقویم ها و دستور کار ندارند. علاوه بر این ، زمینه کاری آنها فقط به این اطمینان خواهد رسید که کارمندان هنگام ورود به محل کار ، زمان و حضور خود را ثبت کنند ، جزئیات سفارش سفر خود را وارد کنند ، دارای یک گواهی آزمون پزشکی معتبر باشند ، در موعد مقرر با پزشک ملاقات کنند. از رعایت عدالت اطمینان حاصل کنند ، چه کسی قرار است پاداش جوایز دریافت کند (و و نوبت کدام فرداست) ، بررسی کنید که همه کارمندان از جوایز مربیگری مناسبی برخوردارند ، با اطمینان از این که کارمندان برنامه های جدید شرکت می کنند و آماده هستند ، نمرات ارزشیابی وارد می شوند و نامزدهای ترفیع شناسایی می شوند – و کارهای دیگری که باید انجام شود. منظور از متخصصان HRM این است که در درجه اول وقت خود را به افراد اختصاص دهند ، نه به کارهای ناچیز.
یک راه حل جدید فناوری اطلاعات باعث می شود که متخصصان HRM وظایفی مانند وارد کردن داده ها در تعدادی از فایل های اکسل و ارسال اطلاعات حقوق و دستمزد را از طریق نامه الکترونیکی به بخش دیگری ارسال نکنند (احتمالاً به صورت دستی به یک نرم افزار دیگر ارجاع شود). یک راه حل جدید فناوری اطلاعات به شما امکان می دهد همان داده ها را در یک نقطه و تنها یک بار وارد کنید.
یک راه حل جدید فناوری اطلاعات به شما امکان می دهد مجموعه ای از داده های مورد نیاز برای فرآیندهای داخلی و تجزیه و تحلیل و همچنین داده هایی را که باید به مؤسسات دولتی ارسال شوند ، تهیه کنید.
راه حل IT همچنین شما را در فعالیت هایی برای ساخت و حفظ “مهارت های نرم” پشتیبانی خواهد کرد. این شامل ارزیابی صلاحیت ، آموزش و آموزش ، مدیریت براساس اهداف ، مصاحبه ارزیابی سالانه عملکرد ، ارزیابی عملکرد کار ، ارتقاء در نمرات پرداختی یا عنوان ، یافتن و شناخت استعدادها ، و مدیریت جانشینی است. همه اینها وظیفه اداره منابع انسانی است.
یک راه حل مدرن فناوری اطلاعات ، به مدیریت HRM امکان می دهد تا زمان لازم برای حفظ زمان و حضور و غیاب و همچنین داده های مربوط به حقوق و دستمزد را به فعالیت های اختصاص داده شده به کارمندان اختصاص دهد.
شکل – راه حل مدرن فناوری اطلاعات که شامل کارکردهایی است که ادارات HRM برای انجام وظایف خود نیاز دارند.
یک راه حل جدید فناوری اطلاعات اطمینان می دهد که شما از رویدادهای مهم مطلع شده اید. با استفاده از ویژگی ها و تنظیمات مناسب ، مسئولیت ها و وظایف شما در بین مدیران و کارمندان توزیع می شود. بخش مدیریت منابع انسانی فقط اطمینان می دهد که چنین کارهایی به موقع انجام می شوند.
HRM همچنین منبع داده های حقوق و دستمزد است. در بخشهای خاص ، داده های جمع آوری شده نیز بر میزان جبران خدمات تأثیر می گذارد (تبلیغات ، پاداش ، ارزیابی از مصاحبه ارزیابی عملکرد سالانه و موارد دیگر). برنامه باید طبق محاسبات مورد نیاز پیکربندی شود و به طور خودکار داده های صحیح و مناسب را برای محاسبه حقوق و دستمزد ارائه می دهد.
گزارش های متنوعی از بخش مدیریت منابع انسانی مورد نیاز است. براساس گزارشات با کیفیت بالا ، مدیریت آسانتر می تواند تصمیم گیری بهتری را به روشی کارآمدتر انجام دهد. علاوه بر این ، چنین راه حل فناوری اطلاعات همچنین به شما امکان می دهد انواع گزارش ها و اسناد را چاپ کنید (به عنوان مثال توافق نامه ها و اسناد دیگری که یک کارفرما باید به کارمند تحویل دهد). نیاز به مدیریت منابع انسانی برای سرمایه گذاری ساعات طولانی در تهیه گزارش برای مدیریت یا یک نهاد خارجی نیز برطرف می شود. یک راه حل مدرن و پیشرفته یعنی شما را قادر می سازد اسناد متناسب با نیازهای خود گزارش تهیه کنید. شما قادر خواهید بود با یک کلیک گزارش خاص را تهیه کنید
نتیجه
نقش و اهمیت بخش مدیریت منابع انسانی برجسته است. HRM قلب هر شرکتی است. برای اینکه بخش HRM سریع و خوب کار کند ، نیاز به یک راه حل فناوری اطلاعات مدرن دارد که کاربر را قادر می سازد داده ها را به روشی ساده وارد و نگهداری کند.
دیجیتالی شدن بخش HRM از توابع HRM پشتیبانی می کند و ارزش امنیتی دیگری نیز در رابطه با امنیت و محافظت از داده های شخصی به ارمغان می آورد.
زمانی که زمانی توسط اداره منابع انسانی برای کارهای اداری پر زحمت تلف شده بود ، اکنون می تواند برای فعالیت هایی که در کار با کارکنان مهم هستند ، مورد استفاده قرار گیرد.
